Intentando resolver los problemas de comunicación por email

Estoy convencido que los principales problemas en el día a día laboral, provienen de no saber comunicarse.

Y como una de las principales formas de comunicación a nivel corporativo es el email, la complicación es todavía mayor. ¿Porque? Creo que si existen problemas de comunicación interpersonal, se potencian cuando se plasman en escrito. Propongo algunos tips para poder evitar dichos inconvenientes. Muchas de estas cosas pueden parecer obvias o tontas, pero seguro si pensamos nos vamos a acordar de mails que no cumplian con dichos items.

Reglas básicas

Identificación: Es necesario que en el mail este identificado bien el remitente del mismo, y a quien esta dirigido. Una buena práctica es comenzar el mail con el o los nombres de los destinatarios, y firmar el mail al final.

¿De que estas hablando?: Personalmente, me molesta cuando los mails no tienen un subject relacionado al cuerpo del mismo. Es odioso. Es imprescindible, primero, poner un título a los mails, y que el mismo tenga relación con el contenido. Nada de "Hola", o "Eso que me pediste".

No gritar: No escribir todo el mail con mayúsculas. Queda muy chocante, y es complicado de leer. Utilizar este recurso solo cuando sea necesario, y para resaltar una parte muy acotada del texto.

Look & Feel: Que los mails sean agradable de leer. El hecho de no utilizar párrafos, o escribir todo en una misma línea, hace que se ahorre espacio (nada), pero hace ilegible el mensaje. Es útil dejar una linea en blanco entre párrafos (primero, usar párrafos), no escribir frases muy largas, y revisar ortografía y gramática.

No demorar la respuesta: La incertidumbre predispone de mala forma a la gente. Responder el mail lo mas rápido que se pueda, al menos para hacer saber que en un tiempo se le dará una respuesta mas concreta.

Practicar Yoga antes de responder: Cuando se reciba un email chocante, hiriente o que nos moleste por x motivo, no contestarlo en forma inmediata. Tomarse un tiempo necesario para enfriar el tema, y responder cuando nos encontremos tranquilos. Empeoraremos las cosas de otro modo.

No pedir confirmación automática de lectura: Pone en una situación incómoda al receptor. O hace pensar que no leyó el mensaje, o brinda información que tal vez no se quiera dar.

Longitud correcta: No escribir correos interminables, ni muy cortos que no digan nada. Una buena práctica puede ser releer el mail antes de enviarlo. O ponerlo a prueba en un grupo reducido (el grupo de trabajo mas cercano). Si es necesario enviar mucha información, es mejor escribir el detalle en un documento -que se adjunte, o en una wiki o blog, que se linkee.

Ordenar por importancia: Casi nadie lee los mails en forma completa. Aprovechémonos de la costumbre, y hagamos que el primer párrafo sea un resumen ejecutivo del resto del mail.

Ser cordial: Esto será muy obvio, pero es muy útil. Detalles como llamar al receptor por su nombre, o saludar al principio y final del mail, son tips que ayudan mucho. Sumado a escribir en forma amistosa y generosa o colaborativa, y no atacar a las personas, sino a las posiciones, casi asegura el éxito.

Aplicar reglas básicas de comunicación: Temas como el parafraseo para comprender, o no guardarse puntos por mas obvios que parezcan (no todos conocen lo mismo que uno), son reglas que ya se dan como aplicadas, y muy útiles.

No reenviar a los reenviados: Antes de reenviar un mail, corroborar quienes lo recibieron, para no generar mails repetidos en la casilla de nadie.

Cuidar el lenguaje: No utilizar lenguaje grotesco ni hiriente en los mails. Recordemos que quedan guardados!

Ser imparcial: No escribir el mail desde una posición de absoluto conocimiento, sino bajar a la tierra el concepto buscando que le otro no creo que estamos transmitiendo estar encima de otro. Usar palabras como: creo que, considero que, me parece que, entiendo que, según mi punto de vista, desde mi perspectiva.

Reglas básicas de redacción

Algunos tips básicos de redacción, útiles para tener en cuenta. Conocer estos elementos es interesante, mas que nada para no repetir conectores y no aburrir:

ELEMENTOS DE ENLACE: Son partículas o expresiones que ayudan a lograr la continuidad en el enlace de ideas dentro de los párrafos, o para relacionar unos con otros. Estas son:

• Las que indican sucesión de la misma idea: al principio, en segundo lugar, a continuación, por último.
• Las que indican limitación: pero, no obstante, con todo, sin embargo.
• Las que indican exclusión: por el contrario, antes bien.
• Las que indican concesión (derecho a ): aunque, si bien, es cierto que.
• Las que indican distribución: bien (unos)... bien (otros).
• Las que indican consecuencia: por lo tanto, pues, luego, por consiguiente.
• Las que indican continuidad: pues bien, ahora bien, además, por otra parte, como decíamos.

CONECTORES: Relacionan conceptos mostrando un efecto de relación particular entre los mismos:

• ADICION Y, también, además, más, aún, por otra parte, sobre todo, otro aspecto.
• OPOSICION Pero, sin embargo, por el contrario, aunque, no obstante.
• CAUSA EFECTO Porque, por consiguiente, por esta razón, puesto que, por lo tanto, de modo que, por eso, en consecuencia, esto indica.
• TIEMPO Después, más tarde, antes, seguidamente entre tanto, posteriormente, ahora, luego.
• AMPLIACION Por ejemplo, en otras palabras, es decir.
• COMPARACION Tanto como, del mismo modo, igualmente, de la misma manera, así mismo, de igual modo.
• ENFASIS Sobre todo, ciertamente, lo que es peor.
• RESUMEN O FINALIZACIONFinalmente, en suma, en conclusión, par terminar, para conclusión, etc.
• ORDENPrimero, segundo, siguiente, luego, a continuación, seguidamente, en primer lugar, por último, aún, al final, al principio, al inicio, pronto.
• REAFIRMACIONCon todo, decididamente, en efecto, en realidad, decisivamente, a pesar de todo, de todos modos, justamente.
• CONTRASTEPor otra parte, en cambio, por el contrario, de otra manera, por otro lado.
• CONDICIONSi, supongamos, supuesto que, siempre que, dado que.
• EJEMPLOSTal como, como caso típico, en representación de, como muestra, verbigracia, por ejemplo.

Principalmente, no olvidemos que del otro lado hay PERSONAS